Para quién es
No trabajamos con cualquier negocio. El sistema tiene sentido cuando ya entran consultas y se pierden por el camino.
Es para ti si
- Suena el teléfono mientras la recepcionista está con un paciente, a la hora de comer o con la clínica ya cerrada, y esa llamada no vuelve a entrar.
- Te entran consultas por WhatsApp, Instagram, teléfono o formulario y no llegas a todas.
- Recepción atiende el mostrador, el teléfono y el móvil a la vez.
- Hay mensajes del viernes por la tarde que se leen el lunes.
- Nadie sabe decir cuántas consultas entraron el mes pasado ni cuántas acabaron en cita.
No es para ti si
- No te entra ninguna consulta. Entonces el problema es de captación, y no es lo que hacemos.
- Buscas a alguien que te traiga pacientes nuevos con publicidad.
El problema, en números
No son estimaciones del sector ni medias de estudios. Son tus datos: los de tu teléfono y los de tus canales de mensajes.
Cuántas llamadas entran al mes y cuántas se quedan sin coger
Las que recibe la clínica y las que se pierden porque no había nadie libre para cogerlas. Casi ninguna clínica tiene ese dato.
Cuántos mensajes entran y cuánto tardan en contestarse
WhatsApp, Instagram y formulario. Medimos el tiempo real hasta la primera respuesta, no el que se cree que es.
En qué franjas se pierden
Hora de comer, tardes con la agenda llena, noches y fines de semana. Las llamadas perdidas y los mensajes sin responder casi siempre se concentran ahí.
Cuántas de esas consultas acaban en cita
De todo lo que entra por teléfono y por mensaje, cuánto termina sentado en tu sillón. Es el número que de verdad paga las facturas.
Estos cuatro números son el diagnóstico. Hasta tenerlos no proponemos nada, porque sin ellos cualquier propuesta es una suposición.
Cómo funciona
Cuatro pasos, sin nadie pendiente del teléfono. Esto es lo que pasa desde que suena hasta que la cita está puesta.
Entra la llamada
Martes, 14:10. La recepcionista está con un paciente y el teléfono suena por tercera vez.
El agente responde al primer tono
Coge la llamada al instante, saluda con el nombre de la clínica y escucha.
Entiende y da cita
Resuelve las dudas de siempre, mira huecos reales de la agenda y deja la cita puesta.
La clínica recibe el resumen
Quién ha llamado, qué quería y qué se acordó. Nadie tiene que reconstruir nada después.
Clínica dental, buenas tardes. ¿En qué puedo ayudarle?
Llamaba para pedir cita, se me ha roto una muela.
Lo vemos cuanto antes. Tengo hueco mañana a las 10:00 o el jueves a las 17:30.
Mañana a las 10 me viene bien.
Ejemplo de demostración. No es la llamada de una clínica real.
El segundo canal: WhatsApp, Instagram y formulario
Lo mismo, pero escrito. Un sábado a las 22:41 alguien escribe por WhatsApp, y tampoco espera al lunes.
El proceso
En la llamada miramos por dónde te entran los clientes y cuántos se caen por el camino: el teléfono por un lado y los mensajes por otro. Con tus números delante, no con medias del sector.
Si sale a cuenta automatizarlo, te decimos qué costaría y cuánto tardaría.
Si no sale a cuenta, te lo decimos igual y ahí se queda. No insistimos ni te mandamos una propuesta tres días después.
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